Die FM-Branche wird immer digitaler. Ein großes Thema dabei ist das Computer-Aided Facility Management, kurz CAFM. Das umschreibt, kurz gesagt, die Unterstützung des Facility Managements beziehungsweise der Facility-Prozesse im gesamten Lebenszyklus durch moderne Informationstechnik. Das bringt viele Vorteile, stellt aber auch gleichzeitig die Dienstleister vor eine große Herausforderung: Wie behalte ich bei einer immer unübersichtlicher werdenden Flut an CAFM-Anwendungen den Überblick? Und wie entscheide ich, welche Anwendung die richtige für mich ist?
Im neuen „CAFM-Trendreport 2017“ von GEFMA und Lünendonk wurden die aktuellen Trends in der CAFM-Nutzung im Facility Management analysiert. Die CAFM-Module und -Funktionen, die am meisten Anwendung in den Unternehmen finden, beschäftigen sich mit dem Flächenmanagement und dem Instandhaltungsmanagement. Hier können CAFM-Systeme zum Beispiel beim Identifizieren von Leerstandsflächen oder Flächenauslastung unterstützen und somit einen wirtschaftlichen Betrieb befördern. Beim Thema Instandhaltungsmanagement liegt der Fokus neben der Unterstützung bei Inspektionen, Prüfungen und Wartungen insbesondere auf der Dokumentation von vorgenommenen Maßnahmen. Dadurch lässt sich, im Falle eines Rechtsstreits, ein regelkonformer Betrieb von Gebäuden oder Anlagen nachweisen.
Aber auch Themen wie Energiecontrolling sowie Sicherheit und Arbeitsschutz werden immer wichtiger. Es gibt mittlerweile CAFM-Software zu über 100 Schlagworten, sodass fast jedes Unternehmen in seinem Spezialbereich fündig werden sollte.
„Einen guten ersten Überblick erhält man, indem man sich die jährlich erscheinende CAFM-Marktstudie beschafft. Sie wird gemeinsam vom FORUM-Verlag, der GEFMA e. V. und der Makon herausgegeben. CAFM-Anbieter und -Beratungshäuser, die etwas auf sich halten, sind dort mit Ihrer CAFM-Software vertreten. In der Regel sind hier aktuelle Informationen zu über 30 Anbietern, sowie zur Leistungsfähigkeit der jeweiligen CAFM-Software und deren Einsatz bei Referenzkunden aufgeführt. Allerdings werden die Angaben von den Herausgebern nicht verifiziert, worauf diese auch explizit hinweisen“, so Ralf-Stefan Golinski M. A., Mitbegründer und PR-Vorstand des Verbandes für die Digitalisierung im Immobilienbetrieb, CAFM RING e. V., der durch seine CAFM-Mitglieder mehr als die Hälfte aller in Deutschland realisierten CAFM-Projekte repräsentiert.
„Einen großen Teil der dort aufgeführten Anbieter trifft man auf der Servparc, der größten deutschen Fachmesse für Facility Management. Diese findet vom 25. bis 26. Juni 2019 in Frankfurt am Main statt. In diesem Zusammenhang wird auch die BIM World MUNICH immer wichtiger, die am 26. und 27. November 2019 in München stattfindet. Nach einer ersten Orientierung mit Hilfe der CAFM-Marktstudie bietet die Servparc eine sehr gute Gelegenheit, Anbieter und deren Software auch persönlich kennenzulernen. Fachvorträge und Diskussionsrunden greifen zudem Themen rund um CAFM auf, sodass ein Besuch für jeden Interessenten obligatorisch sein sollte“, sagt Ralf-Stefan Golinski.
Nicht nur die CAFM-Software selbst, sondern auch der dahinterstehende Anbieter sollte genau betrachtet werden. Die exakten Kriterien, die die CAFM-Software Ihrer Wahl erfüllen muss, werden individuell unterschiedlich sein. Ralf-Stefan Golinski fasst jedoch einige Kriterien, die eine moderne CAFM-Software in jedem Fall erfüllen sollte, für Sie zusammen:
- Die Basis ist ein gängiges Datenbanksystem (Oracle/Microsoft). Wo es Sinn macht, kann auf die Software auch über das Internet oder mittels mobiler Endgeräte zugegriffen werden.
- Die CAFM-Software läuft auf üblichen Hard- und Softwaresystemen.
- Die Software ist unabhängig von speziellen Entwicklungsumgebungen.
- Die Software verfügt über einen hohen Sicherheitsstandard.
- Die Software bildet sämtliche relevanten Prozesse im technischen-, infrastrukturellen- und kaufmännischen FM ab.
- Die Prozesse sind in der Software durchgängig dargestellt und die Oberfläche ist bedienungsfreundlich.
- Die Grafik ist in CAFM integriert, zumindest gibt es eine Grafikanbindung.
- Die Benutzeroberfläche kann leicht und möglichst sogar selbst konfiguriert werden.
- Es liegen bereits Reports vor, die genutzt werden können. Zusätzlich lassen sich individuelle Auswertungen vornehmen.
- Updates erfolgen in der kundenspezifischen Version.
- Für die Schnittstellen und deren Integration liegen bereits Konzepte vor.
- Die Rechte der Software liegen vollständig beim Anbieter.
- Das CAFM ist gültig zertifiziert nach GEFMA 444.
Ein weiteres Kriterium, das zuletzt an Bedeutung gewonnen hat, betrifft den standardisierten und dann absprachefreien Austausch digitaler Daten, Stichwort „Building Information Modeling“ (BIM). Das CAFM sollte kompatibel sein zu „CAFM-Connect“, der eigens dafür bereitgestellten Schnittstelle.
„Der Erfolg eines CAFM-Projektes zeigt sich meist erst mittel- oder langfristig. Da sich der Datenbestand mit der Zeit aufbaut, ist ein realistisches Budget für die nächsten zwei bis drei Jahre eine wichtige Basis. Es gibt stets weitere Herausforderungen: Neue Objekte, neue Anforderungen, neue Nutzer, neue Daten. Das erfordert Änderungen und Anpassungen. Das CAFM ist in steter Veränderung, der man gerecht werden muss, doch ohne CAFM und nur mit Excel kann der Aufbruch in die Digitalisierung nicht gelingen“, fasst Ralf Golinski zusammen.
Mehr Informationen finden Sie unter www.cafmring.de
